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Las que el Operante absorbe

Las 20 tareas que hoy te ahogan.

Las que ocupan a tus 10-18 administrativos hoy. Las que no agregan margen pero son obligatorias. Las que pasan en planillas paralelas, audios de WhatsApp, papeles del agrónomo y notas en una libreta. Este documento explica cuándo ocurre cada una, qué pasa hoy, cómo la ejecuta el Operante, y cuándo interviene un humano.

Grupo 1 de 8

Recepción de pedidos

01
Tomar pedido end-to-end · WhatsApp → sistema de gestión → confirmación al cliente
400 a 800 / mes
Cuándo ocurre
Todo el día. El productor manda audio, foto, texto, lista escrita en una libreta fotografiada. Cada pedido entra por un canal distinto y necesita ser estructurado, validado contra stock, cotizado, registrado.
Qué pasa hoy
El administrativo escucha el audio, descifra el pedido, busca SKU por SKU en el sistema, cotiza, vuelve al cliente para confirmar y recién ahí carga. Tiempo promedio: 8 a 15 minutos por pedido. Errores frecuentes: SKU equivocado, IIBB mal aplicado, descuento histórico no respetado.
Qué hace el Operante
Procesa el pedido entero: transcribe el audio, mapea cada item al SKU correcto usando la tabla de equivalencias por principio activo, valida stock, aplica el descuento histórico del cliente, calcula percepciones IIBB según su jurisdicción, propone la cotización al cliente por WhatsApp y carga el pedido confirmado en el sistema de gestión.
Cuándo interviene el humano
Autónomo al 90%. Solo escala al vendedor si el cliente pide condición fuera de política o si el SKU no existe en catálogo.
Grupo 2 de 8

Facturación y documentos

02
Generar remito + lote SENASA + datos de transporte
400 a 800 / mes
Cuándo ocurre
Cada vez que sale mercadería del depósito. Requiere remito A/B/C según condición fiscal, lote SENASA del producto, patente del transporte, datos del chofer.
Qué pasa hoy
Administrativo carga manualmente cada campo en el sistema, busca el lote en una planilla paralela, pide la patente al chofer por WhatsApp, imprime el remito. Tiempo promedio: 4-8 minutos. Errores recurrentes en lote SENASA disparan multas.
Qué hace el Operante
Genera el remito completo a partir del pedido confirmado. Mapea automáticamente lote SENASA contra stock disponible. Recibe la patente del transporte por WhatsApp y la valida contra AgroTraza. Imprime y deja registro firmado.
Cuándo interviene el humano
Autónomo. El operario de depósito solo confirma físicamente la salida.
03
Emitir factura electrónica AFIP · percepciones IIBB y retenciones incluidas
400 a 800 / mes
Cuándo ocurre
Después de cada remito o por la operación que lo dispare. Una distribuidora opera con productores en 24 jurisdicciones provinciales — cada una con sus propias percepciones IIBB y reglas de retención.
Qué pasa hoy
El administrativo arma la factura matriz, busca la jurisdicción del productor, aplica IIBB de origen y destino, valida si hay convenio multilateral, dispara CAE en AFIP, valida que vuelva, archiva. 6-12 minutos por factura. Reprocesos por IIBB mal aplicado son habituales.
Qué hace el Operante
Emisión completa contra AFIP: aplica taxonomía fiscal AR codificada (IIBB multi-jurisdiccional, percepciones, retenciones, régimen del cliente), dispara CAE, valida la respuesta, archiva en sistema con folio. Si hay error de AFIP, reintenta con backoff y escala solo si persiste.
Cuándo interviene el humano
Autónomo. Solo escala si AFIP devuelve error de fondo (régimen del cliente cambió, CUIT inválido).
04
Emitir nota de crédito por devolución o ajuste
15 a 35 / mes
Cuándo ocurre
Devolución física, ajuste de precio retroactivo, error de facturación, descuento aplicado tarde. Trazabilidad obligatoria.
Qué pasa hoy
El administrativo busca la factura original, calcula el ajuste, emite la NC, recalcula IIBB en negativo, dispara CAE. Si la NC es por devolución, además modifica stock y libera lote SENASA. 10-20 minutos.
Qué hace el Operante
Resuelve el ciclo completo: identifica la factura, recalcula impositivamente, emite la NC, ajusta stock si corresponde, libera el lote SENASA, notifica al cliente con la NC adjunta.
Cuándo interviene el humano
HITL: el dueño aprueba NC sobre el umbral definido (típico ARS 500K).
05
Ejecutar facturación dual de canje · venta insumos + compra granos
15 a 35 / mes
Cuándo ocurre
Cuando un productor paga insumos con grano. Operación dual con dos comprobantes que tienen que cuadrar entre sí, cada uno con su propio régimen impositivo (IVA, retenciones, IIBB granos).
Qué pasa hoy
Operación compleja que típicamente requiere al dueño + contador. La factura A (venta de insumos al productor) se cruza con la factura E o el remito de granos (compra del grano comprometido). Cualquier desfasaje en valuación o régimen es multa SENASA + AFIP. Tiempo promedio: 30-60 minutos.
Qué hace el Operante
Ejecuta el canje: genera la operación dual con los dos comprobantes amarrados (factura A insumos + comprobante grano según régimen), aplica retenciones de granos correctas, registra en AgroTraza, valida cuadre, archiva con audit trail firmado para auditoría futura.
Cuándo interviene el humano
HITL obligatorio: el dueño aprueba el canje antes de cerrar (cuántas tn comprometidas, a qué precio referencia, en qué silo).
Grupo 3 de 8

Cobranzas y tesorería

06
Registrar cobro · transferencia, cheque, tarjeta
200 a 500 / mes
Cuándo ocurre
Cada vez que un productor paga. La forma del pago — transferencia bancaria, cheque diferido, tarjeta agro, depósito en efectivo en boca — define cómo se registra y cuándo se aplica al saldo.
Qué pasa hoy
Cobranzas mira el extracto, identifica el pago, lo busca en cuentas corrientes, aplica al saldo correcto, archiva el comprobante. Conflictos cuando hay pago parcial o pago por monto distinto al esperado.
Qué hace el Operante
Registra el cobro automáticamente: matcha el ingreso bancario contra cuentas corrientes, aplica al saldo, dispara confirmación al productor, archiva el comprobante. Si hay ambigüedad de aplicación (varios saldos abiertos), propone la asignación al cliente y espera confirmación.
Cuándo interviene el humano
Autónomo al 95%. Solo en aplicación ambigua.
07
Enviar estado de cuenta al cliente · cadencia semanal
700 a 1.250 / mes
Cuándo ocurre
Cada productor con cuenta corriente activa recibe estado semanal con saldo, vencimientos próximos, movimientos del mes. Es la base de la relación comercial sostenida.
Qué pasa hoy
Generalmente no se hace o se hace mensual. Cada estado tarda 5-10 minutos de armar; multiplicado por 180-300 productores activos, son días-hombre por mes. Termina siendo "se manda cuando hay tiempo".
Qué hace el Operante
Genera y envía cada estado: extrae el detalle de cuenta corriente, formatea según el tono del productor (formal, cálido, abrupto según historial), envía por WhatsApp con el documento adjunto. Si el productor responde con consulta, la atiende.
Cuándo interviene el humano
Autónomo. El cobranzas solo lee los reportes de excepciones.
08
Gestionar cartera vencida diaria
diario · 8-25 casos abiertos
Cuándo ocurre
Todos los días aparecen saldos vencidos. La gestión proactiva — antes de que pasen 30, 60, 90 días — es la diferencia entre cobrar y perder el saldo.
Qué pasa hoy
Cobranzas tiene una planilla, llama a algunos, manda WhatsApp a otros, se olvida del resto. Los que pasan a 60-90 días terminan en negociación dura o pérdida.
Qué hace el Operante
Trabaja la cartera todos los días: detecta vencidos, prioriza por monto y antigüedad, contacta al productor con tono escalado según historial, registra promesa de pago, hace seguimiento. Cuando la conversación se complica, escala con todo el contexto.
Cuándo interviene el humano
HITL escalado: el dueño entra solo cuando el productor pide refinanciación o niega la deuda.
09
Gestionar cheque rechazado end-to-end
5 a 15 / mes
Cuándo ocurre
El banco rechaza un cheque por falta de fondos, falla de firma, etc. La gestión combina contacto al productor, registro en sistema, posible iniciación de gestión legal.
Qué pasa hoy
Llega el aviso del banco, alguien llama al productor, se intenta cobro alternativo, si no se logra se pasa a estudio legal. Demoras frecuentes que aumentan el riesgo de incobrabilidad.
Qué hace el Operante
Ejecuta el protocolo completo: detecta rechazo en el extracto, contacta al productor el mismo día con propuesta de pago alternativo, registra en sistema, escala al dueño si en 48hs no hay respuesta, arma el expediente para gestión legal cuando corresponde.
Cuándo interviene el humano
HITL: el dueño firma escalamiento legal.
10
Descargar extractos bancarios · diario, todos los bancos
diario · 3-7 cuentas
Cuándo ocurre
Todos los días. La distribuidora tiene cuentas en varios bancos (BNA, Galicia, Macro, Santander, etc.), y los movimientos del día son la base de toda la conciliación posterior.
Qué pasa hoy
Tesorería entra a cada home-banking, descarga el extracto en CSV, lo procesa, lo archiva. 20-40 minutos diarios solo en esa rutina.
Qué hace el Operante
Descarga automática: entra a cada portal bancario con identidad propia (no usa la credencial del humano), descarga extracto del día, lo carga al sistema, dispara la conciliación. Audit trail firmado de cada acceso bancario.
Cuándo interviene el humano
Autónomo.
Grupo 4 de 8

Conciliación

11
Conciliar bancos contra sistema de gestión
400 a 525 / mes
Cuándo ocurre
Cada movimiento bancario tiene que reflejar contra una factura, un pago a proveedor, una transferencia interna, una comisión. La conciliación es la columna vertebral del control financiero.
Qué pasa hoy
Tesorería compara movimiento por movimiento. Las que matchan claramente se aplican; las dudosas se dejan colgadas. A fin de mes la lista de pendientes es siempre más larga de lo deseable. Tiempo: 2-3 horas diarias entre todas las cuentas.
Qué hace el Operante
Conciliación automática: matcha movimientos por monto, fecha, concepto y patrón histórico. Aplica los matcheados, registra los dudosos para revisión humana con propuesta de aplicación. Cierra cada día.
Cuándo interviene el humano
Autónomo al 90%. Tesorería revisa solo los dudosos.
Grupo 5 de 8

Compliance SENASA

12
Registrar recepción en AgroTraza · Resolución 1175/2024
70 a 165 / mes
Cuándo ocurre
Cada recepción de mercadería desde el fabricante. Obligatorio al 100% desde abril 2025. Sin registro = bloqueo de venta hacia adelante.
Qué pasa hoy
El compliance manager carga uno por uno en el portal SENASA. Tiempo: 6-12 minutos por recepción. En picos de campaña se acumulan días.
Qué hace el Operante
Carga directa en AgroTraza: extrae los datos del remito de fabricante, entra al portal SENASA con identidad propia, carga la recepción, archiva el comprobante. Si SENASA da error, reintenta y escala solo si persiste.
Cuándo interviene el humano
Autónomo.
13
Registrar transferencias entre depósitos
25 a 80 / mes
Cuándo ocurre
Cuando se mueve mercadería entre las 3-5 bocas operativas de la distribuidora. Requiere registro AgroTraza simétrico (salida del origen, entrada al destino).
Qué pasa hoy
El depósito de origen avisa por WhatsApp, alguien carga la salida, alguien en destino carga la entrada cuando llega. Asimetrías frecuentes que disparan revisiones SENASA.
Qué hace el Operante
Registro simétrico automático: detecta la transferencia desde el remito interno, carga origen y destino en AgroTraza con timestamp, valida que las cantidades cierren, archiva.
Cuándo interviene el humano
Autónomo.
Grupo 6 de 8

Canjes grano por insumos

14
Armar y registrar operación de canje
15 a 35 / mes
Cuándo ocurre
Pre-campaña. El productor compromete tn de soja/trigo/maíz como pago de insumos. Operación que cierra la planificación de la campaña.
Qué pasa hoy
Negociación dueño + productor → planilla → carga manual en sistema → documento legal aparte. Frecuentemente el "compromiso" no queda registrado formalmente y se discute meses después.
Qué hace el Operante
Estructura el canje: registra los términos (tn, especie, precio referencia, silo, fecha entrega), genera el contrato base, dispara la firma digital al productor, archiva con audit trail.
Cuándo interviene el humano
HITL obligatorio: el dueño aprueba la operación antes de mandar el contrato al productor.
15
Seguimiento físico del grano comprometido
continuo · 50-150 contratos abiertos
Cuándo ocurre
Desde que se firma el canje hasta que el grano se entrega físicamente. Pueden pasar 4-9 meses con variables en el medio: rinde inferior al esperado, problema climático, productor que retiene.
Qué pasa hoy
No hay seguimiento sistemático. Se entera cuando aparece o cuando no aparece. Riesgo financiero alto.
Qué hace el Operante
Tracking activo: contacta al productor en hitos clave (post-siembra, mid-campaña, pre-cosecha, pre-entrega), registra señales de riesgo, alerta al dueño si detecta problema, ajusta proyección financiera de la cartera.
Cuándo interviene el humano
HITL: el dueño decide cómo reaccionar ante señales de riesgo.
16
Liquidar canje al cierre · valuación final + ajuste fiscal
15 a 35 / mes
Cuándo ocurre
Cuando el grano físico se recibe. Hay que valuar al precio de cierre (no el de la firma), ajustar la operación contra la factura original de insumos, emitir comprobantes de granos en el régimen correcto, registrar en AgroTraza.
Qué pasa hoy
Operación que típicamente se traba 1-3 semanas en contaduría. Cualquier error en valuación o régimen es multa.
Qué hace el Operante
Liquida al cierre: toma el precio MATBA-ROFEX del día, valúa, ajusta contra la operación original, emite el comprobante de granos correspondiente, registra en AgroTraza, cuadra todo.
Cuándo interviene el humano
HITL: el contador valida la liquidación antes del cierre fiscal.
Grupo 7 de 8

Tarjeta agro

17
Operar tarjeta agro en portal bancario
50 a 150 / mes
Cuándo ocurre
Cada vez que se usa tarjeta agro como medio de pago del productor. Operación que vive enteramente en el portal del banco emisor (Galicia, BNA, Macro), con su propia interfaz y sus propios reportes.
Qué pasa hoy
Administrativo entra al portal, registra la operación, valida que se autorice, archiva el cupón. Tiempo: 5-12 minutos por operación.
Qué hace el Operante
Operación directa: ingresa al portal del banco con identidad propia, registra la operación de tarjeta agro, valida autorización, archiva, refleja en sistema de gestión.
Cuándo interviene el humano
Autónomo. Solo escala si el banco rechaza autorización.
18
Conciliar liquidaciones de tarjeta agro
mensual · por banco
Cuándo ocurre
Mensualmente. El banco liquida lo cobrado vs. comisiones aplicadas. Hay que conciliar contra el sistema operación por operación.
Qué pasa hoy
Tesorería + administrativo dedican 4-8 horas por banco por mes. Diferencias frecuentes que hay que reclamar.
Qué hace el Operante
Concilia operación por operación: cruza la liquidación bancaria contra el sistema, identifica diferencias, propone reclamo, ajusta comisiones, libera el saldo neto al sistema.
Cuándo interviene el humano
HITL: el dueño firma reclamos al banco sobre umbral.
Grupo 8 de 8

Contador y comisiones

19
Calcular y liquidar comisiones a vendedores
12 a 24 / año · mensual o quincenal
Cuándo ocurre
Cada cierre de período. Cada vendedor tiene su esquema (% sobre venta, escala por volumen, ajuste por morosos, bonus por cobranza). Operación que mezcla comercial + cobranza + contabilidad.
Qué pasa hoy
Excel del gerente comercial, planilla del administrativo, validación dueño. Discusiones recurrentes con vendedores sobre cómo se aplicó la regla. Tiempo: 4-8 horas por liquidación.
Qué hace el Operante
Calcula la liquidación entera: aplica las reglas de comisión por vendedor (codificadas en el Policy Engine), ajusta por cobranza efectiva, propone bonificaciones, arma el detalle por venta, manda al vendedor su liquidación con evidencia.
Cuándo interviene el humano
HITL: el dueño aprueba antes de liberar pagos.
20
Preparar paquete mensual al contador · DDJJ, libros, IIBB, percepciones
12 / año
Cuándo ocurre
Cada cierre de mes. El contador externo (o interno) necesita el paquete completo: libros IVA compras + ventas, IIBB por jurisdicción, percepciones, retenciones, anticipos, ajustes.
Qué pasa hoy
Administrativo prepara el paquete: 5-8 horas concentradas. Si el contador pide algo extra, otra ronda de 2-4 horas. Cierres mensuales que se atrasan son frecuentes.
Qué hace el Operante
Prepara el paquete completo: cierra libros del mes con todos los ajustes, arma IIBB por jurisdicción aplicada, exporta percepciones y retenciones en el formato del contador, dispara el envío. Si el contador pide algo extra, lo arma sin escalar.
Cuándo interviene el humano
HITL: el contador valida y firma DDJJ. El Operante deja todo listo para esa firma.
Síntesis

Las 20 son la columna vertebral del trabajo administrativo.

Son las que hoy ocupan a tus 10-18 administrativos. Las que no se discuten, no se evitan, no se delegan: se hacen sí o sí, todos los días. El Operante las absorbe en su mayoría con autonomía completa, escala al humano solo cuando hace falta firma o decisión, y deja audit trail de cada acción. La consecuencia visible: las 20 desbloqueadas (las que hoy no estás haciendo) se pueden empezar a hacer porque tu equipo deja de estar ahogado en estas.

Las 20 absorbidas son las funciones-base del Operante en una distribuidora agropecuaria pampeana. Cada una se factoriza en HHA (hora-humana-ahorrada) durante la auditoría — ver Paper 05 — Implementación para el modelo de cobro. Para las 20 desbloqueadas (las que el Operante activa porque hoy nadie las ejecuta), ver Paper 04 — Las 20 desbloqueadas. ← Volver a la landing principal